De betekenis van "turnaround time" kan verschillen afhankelijk van de sector, taak en omstandigheid. Laten we "turnaround time" in het algemeen bekijken en verschillende methoden bestuderen waarmee u en uw organisatie snelle turnaround times kunnen bereiken voor uw klanten en diverse andere werkzaamheden.
De algemene betekenis van "doorlooptijd" is de duur van een proces, van begin tot eind.
Met andere woorden, wanneer u een procedure start, zoals een concrete taak die geleverd moet worden, zoals het leveren van een item, hoeveel tijd is er nodig om die procedure af te ronden? Van begin tot eind is deze duur "turnaround time". Een snelle of korte turnaround time is veel wenselijker voor veel bedrijven dan langere.
In verschillende sectoren en teams zijn er speciale processen die worden beoordeeld op hun productiviteit en efficiëntie. In talloze omstandigheden heeft de voltooiingsperiode een directe impact op de winst en kan aanzienlijke gevaren opleveren. Door de verwerkingstijd te minimaliseren, kunnen bedrijven de arbeidskosten verlagen, om maar een paar voordelen te noemen.
Het bereiken van snelle doorlooptijden zonder in te leveren op hoge kwaliteit is een wenselijk doel dat het nastreven waard is. Bepaalde bedrijfskritische procedures die zich richten op snelle doorlooptijden bestaan uit:
Betrouwbare medische zorg individuele zorg
Ontwikkeling van gloednieuwe artikelen
Autorisatie van klantenleningen
Toestemming voor kapitaalfinancieringsaanvragen
Efficiënte laboratoriumprocessen
In elk scenario is het verschil tussen een uitgestelde en snelle oplossing belangrijk en kan het leiden tot negatieve resultaten en gemiste mogelijkheden. Als u niet snel actie onderneemt, kan dat leiden tot financiële verliezen voor uw service.
Het proces is ongedocumenteerd en onduidelijk. Processen worden handmatig uitgevoerd en vereisen veel menselijke behandeling. Taakoverdrachten zijn onduidelijk of worden niet goed afgehandeld. Communicatie tijdens de procedure is gebrekkig. Oplossingen worden gescheiden en zijn voorbij hun hoogtepunt.
Efficiëntie wordt nooit verkeerd gemeten of vastgesteld, waardoor problemen verborgen blijven.
Een procesrenovatie kan deze problemen aan het licht brengen en een initiatief in gang zetten om de procedureduur en doorlooptijden te verkorten en de nauwkeurigheid, prestaties, efficiëntie en klant-/werknemerservaring te verbeteren.
Wanneer de knelpunten of fouten zijn vastgesteld, blijven de handmatige onderdelen van uw activiteiten een van de uitgangspunten om naar te kijken. Dit kan papieren soorten of records zijn, e-mails die ter goedkeuring worden verzonden, gedeelde gegevens, spreadsheets die worden gebruikt voor tracking, enzovoort. Dit zijn allemaal indicaties van hands-on detailsverwerking en besluitvorming.
Vereenvoudiging van procedures kan snel worden bereikt door handmatige taken te verplaatsen naar een automatisch processysteem. Elk soort taak dat zich aan een vast patroon houdt of kan worden aangestuurd door vooraf gedefinieerde bedrijfsredeneringen, is een perfecte kandidaat voor automatisering.
Automatisering verbetert de doorlooptijd met automationitical om de doorlooptijden te minimaliseren. Denk aan de vele punten die een menselijke werknemer kunnen vertragen als onderdeel van een project. Andere, meer urgente taken kunnen zich voordoen. Jongeren kunnen ziek worden en moeten worden verzorgd. Geplande uitstapjes kunnen de routine verstoren. Een belangrijke werknemer in een andere tijdzone kan vroeg zijn vertrokken voor de dag, definitiekeuzes worden pas de volgende ochtend gemaakt.
Deze elke dag, waardoor vertragingen een sneeuwbaleffect kregen en de totale productiviteit beïnvloedden. Toen Alan de verbinding met Betty verbrak, die niet in staat was om cruciale details op tijd aan Charlotte door te geven. Charlotte had een hele dag gepland om aan de klus te werken, maar door de vertraagde overdracht kreeg ze de vereiste klussen pas de volgende dag, toen ze was geboekt met conferenties, en raakte ze vervolgens achter in haar communicatie met David.
Herverdeling van taken binnen het team.
Al deze functies, geïntegreerd met de bedrijfslogica voor het op de juiste manier routeren van taken en aanvragen, zorgen voor een aanzienlijk hogere efficiëntie en snelheid.
Het ontwikkelen van een geautomatiseerde procedure kan worden gedaan met behulp van drag-and-drop. Een vorm staat voor elke taak en kan worden verbonden met verschillende andere taken in de juiste serie (of vertakken naar een extra onderdeel van de procedure) om de echte operaties te simuleren. De eenvoudige handeling van het uitleggen van de hele procedure maakt het meteen duidelijk dat deze door alle belanghebbenden kan worden besproken en bekritiseerd.
Wanneer stakeholders het eens zijn, kan de juiste procedure in real-time worden getest. Zodra tests succesvol zijn en iteraties voltooid, kan de procedure worden overgedragen aan groepen voor gebruik in het veld.
Het systeem zorgt voor het beheer van het proces door taken toe te wijzen aan de ideale personen en indien nodig waarschuwingen, herinneringen en escalaties te versturen, waardoor de vraag naar papier, telefoontjes, e-mails, spreadsheets en conferenties verandert. Het zorgt ervoor dat die taken soepel verlopen, door de volgende taak te starten zodra de vorige is voltooid, wat leidt tot de voltooiing van de hele procedure.